Regulamin świadczenia usług terapeutycznych oraz korzystania z serwisu oowit.pl

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa:
   • a) zasady świadczenia usług terapeutycznych, diagnostycznych i wspierających przez Ośrodek,
   • b) zasady korzystania z serwisu internetowego www.oowit.pl, w tym rezerwacji wizyt i dokonywania płatności online.
2. Usługodawcą oraz właścicielem Serwisu jest Otwocki Ośrodek Wsparcia Rodziny, Diagnozy i Terapii Sp. z o.o. z siedzibą w Otwocku, ul. Hugona Kołłątaja 1, 05-402 Otwock, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001220592, NIP 5322123981, REGON 543881767, zwana dalej „Ośrodkiem".
3. Kontakt z Ośrodkiem: e-mail recepcja@oowit.pl, telefon 600 008 775, adres korespondencyjny jak w ust. 2.
4. Regulamin jest nieodpłatnie udostępniony:
   • a) w Serwisie, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie (pobranie i wydruk) w każdym czasie,
   • b) w siedzibie Ośrodka,
   • c) na żądanie Pacjenta w formie elektronicznej.
5. Rozpoczęcie korzystania z Usług oraz z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.

§ 2. Definicje

1. Ośrodek — podmiot wskazany w § 1 ust. 2.
2. Serwis — serwis internetowy dostępny pod adresem www.oowit.pl.
3. Pacjent — osoba fizyczna korzystająca z Usług Ośrodka; w przypadku osób małoletnich również jej przedstawiciel ustawowy.
4. Konsument — Pacjent będący konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
5. Usługa — usługa terapeutyczna, diagnostyczna, coachingowa lub wspierająca świadczona przez Ośrodek, wskazana w § 3 ust. 1.
6. Usługa Elektroniczna — usługa świadczona drogą elektroniczną w Serwisie: przeglądanie treści, formularz kontaktowy, System Rezerwacji.
7. System Rezerwacji — funkcjonalność Serwisu umożliwiająca wybór Specjalisty, Usługi i terminu oraz dokonanie płatności.
8. Specjalista — terapeuta, diagnosta lub inny specjalista współpracujący z Ośrodkiem.
9. Rezerwacja — umowa o świadczenie Usługi w wybranym terminie, zawarta zgodnie z § 5.
10. Operator Płatności — PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, operator systemu Przelewy24.
11. Regulamin — niniejszy dokument.

§ 3. Zakres i warunki świadczenia usług

1. Ośrodek świadczy następujące Usługi:
   • a) psycholog dziecięcy — pomoc psychologiczna dla dzieci od 3. roku życia,
   • b) integracja sensoryczna — terapia,
   • c) zajęcia korekcyjno-kompensacyjne,
   • d) TUS — trening umiejętności społecznych,
   • e) konsultacja rodzicielska,
   • f) Terapeuta + — opieka nad dzieckiem w trakcie terapii rodzica,
   • g) opieka wytchnieniowa,
   • h) terapia indywidualna,
   • i) terapia par,
   • j) terapia uzależnień i współuzależnienia,
   • k) wsparcie terapeutyczne rodzin,
   • l) terapia zaburzeń odżywiania,
   • m) psychoonkologia i coaching w żałobie oraz chorobie,
   • n) wsparcie prawne i mediacje rodzinne,
   • o) diagnoza,
   • p) diagnoza dzieci i młodzieży,
   • q) diagnoza integracji sensorycznej,
   • r) diagnoza niezgodności płci,
   • s) testy diagnostyczne. Terapia VR oraz zajęcia FunFloor nie są odrębnymi Usługami — stanowią wyposażenie wykorzystywane w ramach Usług wymienionych powyżej i nie podlegają odrębnej opłacie. Aktualne stawki i czasy trwania poszczególnych Usług określa cennik dostępny w Serwisie oraz w siedzibie Ośrodka.
2. Usługi świadczone są:
   • a) stacjonarnie w siedzibie Ośrodka,
   • b) zdalnie, za pośrednictwem komunikatora wskazanego przez Specjalistę przed wizytą — najczęściej WhatsApp. Wybór formy zdalnej należy do Specjalisty i jest uzgadniany z Pacjentem przy rezerwacji.
3. Usługi świadczą Specjaliści posiadający odpowiednie kwalifikacje, certyfikaty i uprawnienia.
4. Przed rozpoczęciem terapii Pacjent jest informowany o kwalifikacjach i podejściu terapeutycznym Specjalisty, celach i przewidywanym przebiegu terapii, zasadach poufności oraz kosztach i zasadach płatności.
5. Rozpoczęcie terapii wymaga zawarcia umowy o świadczenie usług, wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia oraz akceptacji Regulaminu.
6. W przypadku Pacjentów małoletnich (poniżej 18 lat):
   • a) wymagana jest zgoda przedstawiciela ustawowego,
   • b) małoletni, który ukończył 16 lat, może sprzeciwić się udzieleniu świadczenia mimo zgody przedstawiciela ustawowego — w takim przypadku wymagane jest zezwolenie sądu opiekuńczego,
   • c) Specjalista zachowuje poufność treści sesji, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy wymaga tego dobro dziecka lub przepisy prawa,
   • d) Rezerwacji dla małoletniego dokonuje wyłącznie przedstawiciel ustawowy, podając własne dane kontaktowe i płatnicze.

§ 4. Korzystanie z Serwisu

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript i plików cookies oraz czynny adres e-mail.
2. Korzystanie z Serwisu w zakresie przeglądania treści jest nieodpłatne i nie wymaga rejestracji.
3. Pacjent zobowiązuje się do korzystania z Serwisu zgodnie z prawem i dobrymi obyczajami, w szczególności do niedostarczania treści o charakterze bezprawnym oraz do podawania danych prawdziwych i aktualnych.
4. Zakazane jest podejmowanie działań zakłócających działanie Serwisu, w tym prób nieuprawnionego dostępu do danych innych osób.
5. Umowa o świadczenie Usługi Elektronicznej polegającej na przeglądaniu Serwisu zawierana jest na czas oznaczony i ulega rozwiązaniu z chwilą opuszczenia Serwisu.
6. Zasady stosowania plików cookies określa Polityka Cookies dostępna w Serwisie.

§ 5. Rezerwacja wizyty

1. Rezerwacji wizyty można dokonać:
   • a) przez System Rezerwacji w Serwisie,
   • b) telefonicznie pod numerem 600 008 775,
   • c) osobiście w siedzibie Ośrodka.
2. Rezerwacja przez System Rezerwacji przebiega następująco:
   • a) Pacjent wybiera Specjalistę, Usługę oraz dostępny termin,
   • b) Pacjent podaje dane niezbędne do realizacji Usługi i składa wymagane oświadczenia,
   • c) Pacjent zostaje przekierowany do Operatora Płatności w celu dokonania płatności,
   • d) Rezerwacja zostaje potwierdzona dopiero po zaksięgowaniu płatności; Pacjent otrzymuje potwierdzenie na podany adres e-mail.
3. Wybrany termin blokowany jest na czas dokonania płatności, nie dłużej niż 15 minut. Po bezskutecznym upływie tego czasu termin wraca do puli dostępnych, a Rezerwacja nie dochodzi do skutku.
4. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi następuje z chwilą otrzymania przez Pacjenta potwierdzenia, o którym mowa w ust. 2 lit. d.
5. Dostępność terminów prezentowana w Serwisie odzwierciedla bieżący grafik Specjalistów. Ośrodek dokłada starań, aby była ona aktualna, jednak nie stanowi ona oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego.
6. Ośrodek potwierdza Pacjentowi treść zawartej umowy poprzez wiadomość e-mail, o której mowa w ust. 2 lit. d, zawierającą dane Specjalisty, Usługi, terminu oraz kwoty.

§ 6. Płatności

1. Usługi świadczone są odpłatnie. Aktualny cennik dostępny jest w Serwisie oraz w siedzibie Ośrodka. Ceny podane są w złotych polskich i zawierają wszystkie należne podatki.
2. Wszystkie Usługi rezerwowane przez Serwis wymagają zapłaty z góry. Płatność realizowana jest za pośrednictwem Operatora Płatności, w formach udostępnianych przez ten system (przelew online, BLIK, karta płatnicza). Rezerwacja nieopłacona nie dochodzi do skutku.
3. Rozliczenia transakcji obsługiwane są zgodnie z regulaminem Operatora Płatności. Ośrodek nie przechowuje danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości.
4. W przypadku Rezerwacji dokonywanych telefonicznie lub osobiście płatność może nastąpić także gotówką lub kartą w siedzibie Ośrodka.
5. Część Usług umawiana jest wyłącznie przez recepcję i nie przechodzi przez Operatora Płatności. Niektóre z nich wymagają opłaty przelewem na wskazany rachunek Ośrodka; szczegóły podaje recepcja przy rezerwacji. Rachunek Ośrodka: 43 1020 1127 0000 1402 0468 7820 (PKO Bank Polski S.A.).
6. Na żądanie Pacjenta Ośrodek wystawia fakturę lub rachunek.
7. Ośrodek zastrzega sobie prawo do zmiany cen Usług, informując o tym z 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana ceny nie dotyczy Rezerwacji już opłaconych.
8. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności trudnej sytuacji finansowej Pacjenta, możliwe jest indywidualne ustalenie stawki. Decyzję podejmuje Specjalista lub koordynator.

§ 7. Odwoływanie wizyt i zwroty

1. Pacjent może odwołać wizytę samodzielnie — odnośnikiem z wiadomości potwierdzającej rezerwację — a także telefonicznie pod numerem 600 008 775 lub mailowo na adres recepcja@oowit.pl. Każdy z tych sposobów zwalnia termin i uruchamia rozliczenie zgodnie z ust. 2 i 3.
2. Odwołanie na 24 godziny przed umówionym terminem lub wcześniej — Pacjentowi przysługuje zwrot 100% uiszczonej opłaty. O zwrocie rozstrzyga wyłącznie chwila zgłoszenia, a nie uznanie osoby przyjmującej odwołanie; przy zgłoszeniu dokładnie na 24 godziny przed wizytą zwrot przysługuje. Zwrot realizowany jest za pośrednictwem Operatora Płatności, na rachunek użyty do płatności, niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni.
3. Odwołanie na mniej niż 24 godziny przed umówionym terminem oraz niestawiennictwo bez uprzedzenia — uiszczona opłata nie podlega zwrotowi. Stanowi ona wynagrodzenie za zarezerwowany i utrzymany w gotowości czas Specjalisty, którego nie da się już wykorzystać.
4. Termin, o którym mowa w ust. 2 i 3, liczony jest według czasu obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej, względem godziny rozpoczęcia wizyty.
5. Jeżeli wizytę odwołuje Ośrodek — w szczególności z powodu choroby Specjalisty lub siły wyższej — Pacjentowi przysługuje pełny zwrot albo, według jego wyboru, ustalenie nowego terminu bez dodatkowych opłat.
6. Odwołanie wizyty przez Pacjenta zwalnia termin, który wraca do puli dostępnych, niezależnie od tego, czy zwrot przysługuje.
7. Zasady określone w ust. 2 i 3 stosuje się jednolicie do wszystkich Pacjentów i wszystkich Usług. Pozostają one bez wpływu na uprawnienia Konsumenta wynikające z § 8 oraz z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 8. Prawo odstąpienia od umowy przez Konsumenta

1. Konsument, który zawarł umowę na odległość, może w terminie 14 dni odstąpić od niej bez podawania przyczyny, składając oświadczenie na adres recepcja@oowit.pl lub adres siedziby Ośrodka.
2. Termin biegnie od dnia zawarcia umowy, o którym mowa w § 5 ust. 4.
3. Dokonując Rezerwacji na termin przypadający przed upływem 14 dni, Konsument żąda rozpoczęcia świadczenia Usługi przed upływem terminu do odstąpienia i przyjmuje do wiadomości, że z chwilą pełnego wykonania Usługi traci prawo odstąpienia (art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta). Oświadczenie w tym przedmiocie Konsument składa w Systemie Rezerwacji.
4. W razie odstąpienia od umowy przed wykonaniem Usługi Ośrodek zwraca całość otrzymanej płatności niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni, przy użyciu tego samego sposobu zapłaty. Postanowienia § 7 ust. 3 nie ograniczają uprawnienia wynikającego z niniejszego ustępu.
5. Wzór formularza odstąpienia od umowy stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu i jest dostępny w Serwisie.

§ 9. Prawa i obowiązki Pacjenta

1. Pacjent ma prawo do:
   • a) wyboru Specjalisty spośród dostępnych w Ośrodku i zmiany Specjalisty w trakcie terapii,
   • b) rzetelnej informacji o Specjaliście, metodach i przebiegu terapii,
   • c) poszanowania godności, intymności i autonomii,
   • d) poufności i ochrony danych osobowych,
   • e) dostępu do dokumentacji terapeutycznej,
   • f) wyrażenia lub odmowy zgody na omawianie jego przypadku w ramach superwizji (bez ujawniania danych identyfikujących),
   • g) zakończenia terapii w dowolnym momencie,
   • h) złożenia reklamacji lub skargi.
2. Pacjent zobowiązuje się do:
   • a) punktualnego przybycia na sesje,
   • b) odwoływania wizyt zgodnie z § 7,
   • c) terminowego regulowania płatności,
   • d) informowania Specjalisty o istotnych zmianach w stanie zdrowia,
   • e) podawania w Systemie Rezerwacji danych prawdziwych i aktualnych,
   • f) w przypadku sesji zdalnych — zapewnienia odpowiednich warunków technicznych oraz prywatności.
3. Spóźnienie Pacjenta nie przedłuża czasu trwania sesji.

§ 10. Tajemnica zawodowa i poufność

1. Ośrodek oraz wszyscy Specjaliści zobowiązani są do zachowania tajemnicy zawodowej.
2. Tajemnica obejmuje sam fakt korzystania przez Pacjenta z Usług, treść sesji, informacje zawarte w dokumentacji oraz dane osobowe Pacjenta.
3. Ujawnienie informacji objętych tajemnicą możliwe jest wyłącznie: za zgodą Pacjenta, gdy wymaga tego ustawa, w celach superwizyjnych bez danych identyfikujących, oraz na żądanie uprawnionych organów w przypadkach przewidzianych prawem.
4. W przypadku zagrożenia życia lub zdrowia Pacjenta albo osób trzecich Specjalista podejmuje działania wymagane przepisami prawa, w tym informuje właściwe służby.
5. Notatki terapeutyczne prowadzone w systemie informatycznym Ośrodka dostępne są wyłącznie dla Specjalisty, który je sporządził, na poziomie kontroli dostępu do pojedynczego rekordu.

§ 11. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Pacjentów jest Ośrodek.
2. Dane przetwarzane są zgodnie z RODO oraz ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
3. Dane zwykłe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dane dotyczące zdrowia na podstawie wyraźnej zgody Pacjenta (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
4. Szczegółowe informacje zawiera Polityka Prywatności oraz Klauzula Informacyjna, dostępne w Serwisie.
5. Pacjent ma prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

§ 12. Odpowiedzialność i dostępność Serwisu

1. Ośrodek dokłada starań, aby Serwis i System Rezerwacji działały nieprzerwanie.
2. Ośrodek zastrzega prawo do czasowych przerw technicznych niezbędnych do konserwacji, aktualizacji lub usunięcia awarii, informując o planowanych przerwach w miarę możliwości z wyprzedzeniem.
3. Ośrodek nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające z awarii dostawców zewnętrznych, w szczególności operatora płatności, dostawcy hostingu i dostawcy usługi poczty elektronicznej.
4. W przypadku sesji zdalnych Ośrodek nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne po stronie Pacjenta ani za nieuprawniony dostęp osób trzecich wynikający z braku zabezpieczeń po stronie Pacjenta. Jeżeli problemy techniczne uniemożliwiają przeprowadzenie sesji, sesja zostaje przełożona bez dodatkowych opłat.
5. Sesje zdalne są równoważne sesjom stacjonarnym w zakresie poufności, płatności i odwoływania.

§ 13. Reklamacje

1. Pacjent ma prawo złożyć reklamację dotyczącą zarówno Usług, jak i funkcjonowania Serwisu oraz Systemu Rezerwacji.
2. Reklamację można złożyć pisemnie na adres siedziby Ośrodka, elektronicznie na adres recepcja@oowit.pl lub osobiście w siedzibie.
3. Reklamacja powinna zawierać dane Pacjenta, przedmiot reklamacji wraz z uzasadnieniem oraz oczekiwany sposób jej rozpatrzenia.
4. Ośrodek rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Pacjenta o sposobie rozpatrzenia. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji.
5. W przypadku nieuwzględnienia reklamacji Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności:
   • a) zwrócić się do stałego polubownego sądu konsumenckiego działającego przy Inspekcji Handlowej,
   • b) skorzystać z pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów,
   • c) zwrócić się do Rzecznika Praw Pacjenta. Skorzystanie z tych sposobów jest dobrowolne.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Ośrodek zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu Usług lub zmiany funkcjonalności Serwisu.
2. O zmianach Pacjenci informowani są z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem poprzez informację w Serwisie, informację mailową (jeżeli Pacjent wyraził zgodę na komunikację mailową) oraz informację w siedzibie Ośrodka.
3. Zmiany nie mają zastosowania do Rezerwacji opłaconych przed dniem wejścia zmian w życie ani do umów zawartych przed tą datą, chyba że Pacjent wyrazi zgodę na stosowanie nowej wersji.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o prawach konsumenta oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw Konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. W razie sprzeczności pierwszeństwo mają te przepisy.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 20 sierpnia 2026 r.

Załącznik — wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat: Otwocki Ośrodek Wsparcia Rodziny, Diagnozy i Terapii Sp. z o.o., ul. Hugona Kołłątaja 1, 05-402 Otwock, recepcja@oowit.pl

Ja/My niniejszym informuję/informujemy o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: ....................................................

Data zawarcia umowy: .................... Termin zarezerwowanej wizyty: .................... Imię i nazwisko konsumenta: .................................................... Adres konsumenta: .................................................... Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): .................... Data: ....................